Ostatnio tworzy się mnóstwo aplikacji i systemów upraszczających pracę tak w dużych jak i niewielkich firmach. W każdym biurze przydaje się program do zarządzania czasem, wystawiania faktur, także jakiś system pozwalający na rozpoznanie poczty przychodzącej tak elektronicznej jak i papierowej, choćby po zeskanowaniu. Wszystko to uzależnione jest od tego jak działa firma. Jeśli obracamy dużą ilością dokumentów różnego typu, w dodatku chcemy, by wszystko było nie tylko fizycznie w segregatorach lecz także we właściwych folderach w wersji elektronicznej zdecydowanie musimy dostarczyć osobom zatrudnionym dobry program ułatwiający te czynności.

Jednym spośród podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest niezbyt szybki i zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się zawieruszyć, z czego następnie wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami firm i tym samym uniakania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego jako Workflow.

W każdej firmie istotne jest, aby w pozyskiwanych dokumentach panował ład oraz przepływ wszelkich danych przebiegał sprawnie. Mnogie wzory różnego typu pism muszą być dostępne w każdym momencie, właśnie z tego powodu elektroniczny obieg dokumentów usprawnia rozłożenie spraw takich jak kategorie danych.