Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest wolny i zawodny, ze względu na chociażby fakt, że jakiś istotny dokument przykładowo może się zawieruszyć, z czego później wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym zapobiegania takim sytuacjom, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem Workflow.

Mówiąc ogólnie pojęcie to jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Programy takie pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument (http://efematic.pl/) zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji zadania (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają przejącie szkolenia, dokument (www.happytree.com.pl/) szkolenia staje się zrealizowany, po czym odbywa się akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Jak widać wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone operacje na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty oraz powalają na ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych oraz portali producentów oprogramowania, gdzie możemy znaleźć szersze specyfikacje konkretnych programów.

Author: Arek